"5 praktische tips om geen incassobureau te hoeven inschakelen"

Luuc Rikken
Mijn naam is Luuc Rikken, praktisch ingestelde incasso jurist met 10+ jaar incasso- en deurwaarderservaring. Ik incasseer vorderingen namens particulieren en bedrijven middels een gratis debiteurenbezoek. Volledig op no cure no pay basis.

5 praktische tips om geen incassobureau te hoeven inschakelen

Indirect probeer ik met dit artikel te bereiken dat je geen incassobureau hoeft in te schakelen. Waarom? Omdat ik mijn incassobureau niet ben gestart om snel geld te verdienen maar omdat ik mensen graag help.

Of dit nou particulieren of bedrijven zijn die worden geconfronteerd met wanbetalers, dat maakt voor mij geen verschil. Sommige tips in dit artikel zijn uiteraard minder waardevol als je reeds werd geconfronteerd met wanbetalers, zie deze confrontatie dan als een leermoment en kijk kritisch naar je eigen handelen; had je bijvoorbeeld kunnen voorkomen dat je werd geconfronteerd met een wanbetaler?

Natuurlijk besef ik dat ik waarschijnlijk sneller dan jij in staat bent om een factuur te incasseren, al is het maar omdat ik emotioneel niet betrokken bent zoals jij dat bent. Naast het juridische aspect denk ik namelijk dat emotie voor minstens de helft bepalend is of je een vordering succesvol kunt incasseren.

Want hoe je het ook bekijkt, soms is het nodig om een schuldenaar te prikkelen om een reactie uit te lokken teneinde informatie te vergaren en een vordering te kunnen incasseren. Boosheid, blijdschap, vertrouwen, wantrouwen… allemaal emoties die je in jouw voordeel kunt inzetten. Mijn belangrijkste boodschap: mensen – zelfs wanbetalers – willen zich gehoord voelen. Ook al begrijp ik écht heel goed dat een luisterend oor bieden aan jouw wanbetaler, het laatste is wat goed voelt.

Waarom ik dat vind? Laat ik een voorbeeld noemen waarbij het tonen van begrip voor de emoties van de schuldenaar, dé oplossing is voor het probleem.

Op het moment van schrijven help ik een particuliere klant met het incasseren van een vordering op haar ex-partner. Het gaat om een serieus geldbedrag en ik zoek de zaak juridisch volledig uit voordat ik de schuldenaar aanschrijf.

Een paar dagen later besef ik tijdens het gesprek dat ik voer met de ex-partner (de schuldenaar) dat het hem niet zozeer gaat om het geldbedrag.. maar juist om het herstellen van het contact met zijn ex-partner en zijn kinderen. Het geld dat voor mijn klant zeer belangrijk is, is voor de schuldenaar minder belangrijk als het contact met zijn ex-partner en kinderen maar verbeterd. Door het contact te verbeteren slaan we 3 vliegen in één klap; de vordering wordt geïncasseerd, de ex-partner is blij met het (moeizaam) verbeteren van het contact en voor de betrokken kinderen wordt de situaties tussen ouders makkelijker.

Klantervaringen

Wat mijn klanten zeggen

A. Rueda
Lees verder
Hartelijk dank voor uw bereidheid mijn vragen te beantwoorden.
C. van Montfoort
Lees verder
Zeer accuraat, behulpzaam en meedenkend om tot een goede oplossing te komen. Zelfs als deze oplossing voor hen zakelijk niet aantrekkelijk is.
J. Hoosemans
Lees verder
Ik ben blij dat ik heb vertrouwd op je ervaring hierin. Het geeft me veel stress om hoe oneerlijk en geraffineerd deze mevrouw is.
P. Ransijn
Lees verder
Je hebt duidelijk vaker met dit bijltje gehakt. Bedrag vanochtend ontvangen, bedankt.
L. Tijman
Lees verder
Doortastend en in duidelijke taal opgetreden.
M. Gargili
Lees verder
Uitstekend incassobureau dat ik mijn netwerk van harte kan aanbevelen. (...) Luuc je verstaat je vak.

Mijn klanten willen ook geen incassobureau inschakelen

Inmiddels ben ik ruim 10 jaar actief in de incassowereld, mijn eigen incassobureau run ik inmiddels sinds 2010. Wat mijn ervaring leert is dat al mijn klanten (maar dan ook écht al mijn klanten in de meest letterlijke betekenis van het woord) één ding gemeen hebben; ze willen mij(n incassobureau) eigenlijk helemaal niet inschakelen.

Niet omdat ik mijn werk niet goed doe.. maar omdat mijn klanten eigenlijk ‘zonder gedoe’ het geldbedrag willen ontvangen waar zij recht op hebben. Ik zie mijn incassobureau en mijn professionele bestaan om die reden als een noodzakelijk kwaad. Als ondernemer of particulier wil je een incassobureau niet inschakelen, toch ontkom je er soms niet aan. Je kunt de kansen echter wel reduceren met de vijf praktische tips die ik met je wil delen.

Wat adviseer ik op basis van ruim 10 jaar incasso-ervaring?

De tips zijn geschreven voor ondernemers maar zijn uiteraard ook van toepassing op particuliere schuldeisers

1.

Maak duidelijke afspraken, bij voorkeur vooraf

Een open deur maar daarom niet minder waar, maak vooraf duidelijke afspraken. Sterker nog.. beloof jezelf dat je niet direct in de werkmodus schiet als je een nieuwe opdracht krijgt maar neem even 10 minuten rustig de tijd en neem rationele beslissingen. Ik begrijp het, je bent enorm blij met een nieuwe klant.. maar bedenk dat een niet betalende klant formeel geen klant is. Van niet bestaande omzet koop je tenslotte geen brood. De beste afspraken zijn – in mijn ogen – (emotionele) afspraken die rationeel getoetst worden.

Twijfel je?

  • Onderzoek of het mogelijk is om een deelbetaling te ontvangen;
  • Onderzoek het betalingsmoraal van de klant, denk bijvoorbeeld aan een kredietcheck;
  • Een korting wanneer klanten de factuur direct betalen is wellicht ook raadzaam (tip: gebruik iDeal);
  • Vraag of de betalingstermijn van je factuur haalbaar is voor de klant en leg vast dat de klant akkoord is gegaan met je algemene voorwaarden;
  • Leg afspraken vast, bij voorkeur in een overeenkomst maar minstens via e-mail (of desnoods via WhatsApp of sms). Je zou eventueel een schuldbekentenis laten tekenen, al dan niet via een notaris.

Waarschijnlijk lees je dit artikel pas achteraf. Want waarom zoek je informatie over het incasseren van vorderingen als er geen vuiltje aan de lucht is? Achteraf kan je ook duidelijke afspraken maken en op basis van correspondentie via bijvoorbeeld WhatsApp, sms en e-mail bewijzen dat jouw vordering rechtsgeldig is.

2.

Achterhaal zoveel mogelijk informatie

Waarom word je factuur niet betaald? Of waarom wordt jou gevraagd om een lening te verstrekken? Wat is het betalingsmoraal van de klant? Schiet bij wanbetaling of het niet nakomen van afspraken niet direct in de aanval maar probeer op een rustige manier te achterhalen waarom er niet wordt betaald. Bij voorkeur door vriendelijk maar duidelijk te communiceren. De informatie die je kunt achterhalen kan je in jouw voordeel gebruiken.

Zijn er bijvoorbeeld financiële problemen, zodat je hier (vooraf) rekening mee kunt houden? Probeer zoveel mogelijk informatie te achterhalen zodat je een overwogen beslissing kunt nemen. Bijvoorbeeld om geen lening te verstrekken of de nieuwe klant te weigeren… aan de andere kant is het soms juist verstandiger (en veel fijner) om duidelijke afspraken te maken, bijvoorbeeld door een betalingsregeling te treffen of om betalingsafspraak te maken. Omzet is omzet, liever omzet gerealiseerd via betalingsregeling dan helemaal geen omzet. 

Ik zet vaak WhatsApp in om op een laagdrempelige manier in contact te komen met schuldenaren. Bellen vormt voor sommige mensen een drempel én correspondentie via WhatsApp kan bovendien worden ingezet als bewijs. Een overeenkomst wordt tegenwoordig niet alleen gesloten op schrift maar een afspraak kan prima digitaal worden vastgelegd, denk aan e-mail, sms en WhatsApp. 

In de meer dan 10 jaar dat ik actief ben in de incassowereld heb ik gemerkt dat communicatie en vertrouwen essentieel is. Vertrouwen krijg je als afspraken worden nagekomen, afspraken maak je door duidelijk te communiceren. Vaak is het niet hebben van geld niet het belangrijkste.. de bereidwilligheid van de schuldenaar om gezamenlijk een oplossing te willen vinden. De wil om een oplossing te willen vinden, bereik je je door duidelijk te communiceren en wederzijds respect te hebben (of te creëren); pas dan wordt door de schuldenaar informatie verstrekt die jij nodig hebt om de juiste beslissingen te nemen. Vaak verstrekt de schuldenaar zelfs informatie dat in jouw voordeel is. 

3.

3. Blijf vriendelijk en toon begrip, ook als er onaardig tegen jou wordt gedaan

In aanvulling op punt 2 wil ik benadrukken hoe belangrijk het is om rationeel te blijven denken. Dit betekent niet dat je als een robot moet communiceren maar gebruik je gezonde verstand. Het tonen van emoties is alleen maar goed, een schuldenaar mag best weten wat hij of zij bij jou veroorzaakt maar laat emoties niet de overhand nemen. Ook al is het soms moeilijk, probeer het doel voor ogen te houden: het ontvangen van het geldbedrag waar jij recht op hebt.

Hoe reageer jij als iemand jou aanvalt? Juist.. ook aanvallend of wellicht val je juist stil. Feit is dat je vaak niet bereikt wat je nou juist graag wilt bereiken. Behandel je klant zoals je zelf ook behandeld wilt worden, óók wanneer duidelijk wordt dat je factuur niet (tijdig) wordt betaald.

Uit ervaring kan ik zeggen dat je vaak meer deuren sluit – soms zelfs juridisch – als je geen begrip toont en je je onaardig opstelt. Door aardig te communiceren ontdek je vaak de daadwerkelijk reden waarom er niet wordt betaald (bijvoorbeeld financiële problemen), waarna je alsnog duidelijke afspraken kunt maken of de juiste overwogen acties kunt nemen die tot het ontvangen van het verschuldigde geldbedrag zullen leiden.

Probeer samen tot een oplossing te komen. Door snel afspraken te maken hoef je geen kostbare gerechtelijke procedure te voeren én beschik je snel(ler dan je concurrenten) over je geld.

4.

Zorg voor een financiële buffer

Tja, heel logisch maar vaak moeilijk om te realiseren. Zeker als klein zelfstandige. Als je wordt geconfronteerd met een onbetaalde factuur, hoe vang je dit dan op? Kán je dit überhaupt opvangen? Heb je bijvoorbeeld een buffer om (tijdelijk) verlies van inkomsten op te vangen? Kan je dit niet opvangen dan adviseer ik je om te overdenken hoe je financiële zekerheid kunt inbouwen.

  • Je zou dan kunnen denken aan factoring waarbij (een gedeelte) van jouw factuur wordt betaald door een externe partij. Zelf ben ik geen voorstander van factoring omdat dit niet bevorderlijk is voor je klantrelaties. Ik controleer liever “aan de poort” of ik een klant van dienst wil en kan zijn. Het kan voor jou echter een prima optie zijn.
  • Wat vind je van een kredietverzekering? 
  • Een rekening-courantkrediet bij je bank of een flexibel krediet van bijvoorbeeld financiële dienstverlener Qredits is soms een prima optie. Als de kosten opwegen tegen de baten tenminste;
  • Het leasen van bedrijfsmiddelen is vaak ook een optie, zo houd je werkkapitaal beschikbaar om moeilijke tijden te overleven;
  • Ondernemers jaag ik wellicht tegen het harnas maar het vergaren van inkomsten uit een dienstverband is vaak prima te combineren met het ondernemerschap. Het voorstel hierbij is dat je iedere maand een vast inkomsten genereert, je financiële klappen sneller kunt opvangen en je een financiële buffer kunt opbouwen.  

Financiële buffer ten behoeve van gerechtelijke procedures

Als het niet mogelijk is een factuur zonder tussenkomst van een rechter te incasseren, heb je dan de financiële mogelijkheid om een gerechtelijke procedure te starten? Een gerechtelijke procedure wil je graag voorkomen, echter is dit niet altijd mogelijk. Notoire wanbetalers moet je helaas hard aanpakken, het verkrijgen van een vonnis is dan vaak noodzakelijk.

Het vervelende is dat jij als schuldeiser alle proceskosten, waaronder bijvoorbeeld het griffierecht en executiekosten moet voorschieten. Mocht je moeten procederen dan raad ik je aan om niet een regulier incassobureau in te schakelen maar om een incasso jurist of incasso advocaat om hulp te vragen. 

De hoogte van de proceskosten zijn grotendeels afhankelijk van de hoogte van de vordering, de complexiteit van de vordering en de verhaalsmogelijkheden. Wil je weten waar je aan moet denken, neem gerust contact met mij op.

5.

Actief debiteurenbeheer

Het ligt misschien voor de hand maar factureer snel en blijft actief contact onderhouden met je klanten. Ik krijg geregeld facturen in behandeling die al enkele jaren open staan of zelfs zijn verjaard (tip: stuit je vorderingen). Vaak kan ik deze vorderingen nog wel incasseren maar hoe langer je wacht met actief debiteurenbeheer, des de kleiner de kans dat je een factuur succesvol zult incasseren. 

Ben je het (on)eens met mijn top 5? Ik ben vooral benieuwd wat jou heeft geholpen. Neem gerust contact met mij op.

Wil je precies weten wat ik adviseer in jouw situatie en wat hiervoor de kosten zijn? Neem contact op, ik informeer je gratis en vrijblijvend.
Voor het beste advies adviseer ik om zoveel mogelijk informatie te delen. Deel liever teveel informatie dan te weinig.

Meer weten? Of mijn incassobureau inschakelen?

Luuc Rikken Incasso jurist klein

Mijn naam is Luuc Rikken, incasso jurist met 10+ jaar incasso-, creditmanagement- en deurwaarderservaring. Ik help je graag van maandag tot en met vrijdag van 8:00 tot 17:00 uur. Heb je vragen? Bel, Whatsapp of e-mail mij.

Bel of WhatsApp voor incasso advies:

Liever contact via e-mail? Mijn e-mailadres is luuc@luuc.eu of gebruik het contactformulier

Wil je weten wat ik zou doen in jouw situatie? Stel je vraag gratis via het contactformulier of bel 06 - 524 626 17

Heb je vragen? Ik help je graag via WhatsApp